Kun Esseniotin sairaala huomasi lisääntyviä laboratoriovirheitä, kuten näytteiden väärinsijoittumista ja pitkiä kuljetusviiveitä, johto ymmärsi, että muutos oli kiireellinen ja että nämä pienet ongelmat aiheuttivat suuria ongelmia, kuten viivästyneitä diagnooseja, ylikuormitettua henkilökuntaa ja riskejä potilasturvallisuudelle. Siksi he päättivät asentaa… pneumaattinen putkijärjestelmä (PTS) virtaviivaistaakseen laboratorion työnkulkua. Sitten tulokset olivat silmiinpistäviä, sillä muutamassa kuukaudessa laboratoriovirheet vähenivät 50 % ja kokonaistehokkuus parani dramaattisesti. Tämä tapaustutkimus osoittaa, kuinka he paikansivat ongelman, toteuttivat ratkaisun ja saavuttivat mitattavia tuloksia käytännössä.

Ennen pneumaattinen putkijärjestelmä Esseniotin sairaala kohtasi päivittäisiä laboratoriohaasteita, jotka liittyivät pääasiassa hitaaseen näytteenkuljetukseen ja jopa henkilökunnan kuljetuksiin osastojen välillä. Tämä aiheutti viivästyksiä ja suurta työmäärää erityisesti ruuhka-aikoina tai hätätilanteissa. Näytteet olivat myös kontaminaatiovaarassa, koska virheellinen sulkeminen, merkinnät tai töniminen saattoivat vaikuttaa testitulosten tarkkuuteen, mikä pakotti testit toistumaan ja viivästytti potilaiden hoitoa. Laboratorioteknikot kamppailivat myös näytteiden eheyden ylläpitämisen kanssa, ja he muistivat tapauksia, joissa veri oli seissyt tiskeillä 40 minuuttia ennen laboratorioon saapumista, mikä teki tuloksista käyttökelvottomia. Nämä ongelmat aiheuttivat aaltovaikutuksen: pidempiä potilaiden odotusaikoja, toistuvia testejä ja jatkuvaa painetta henkilökunnalle. Tunnustettuaan älykkäämmän ratkaisun tarpeen sairaalan johto alkoi tutkia automaatiota viivästysten poistamiseksi, kontaminaatioriskien vähentämiseksi ja luotettavamman järjestelmän tarjoamiseksi, mikä puolestaan ​​loi pohjan pneumaattiselle putkijärjestelmälle.

Kun Esseniot päätti investoida pneumaattiseen putkijärjestelmään, he valitsivat sairaalan koon, pohjaratkaisun ja työnkulun mukaan räätälöidyn järjestelmän. Keskeiset paikat, kuten ensiapupoliklinikka, leikkaussalit, teho-osastot ja päälaboratorio, kartoitettiin tehokkaiden reittien luomiseksi. Yksityiskohtainen kartoitus osoitti viivästykset ja vilkkaasti liikennöidyt alueet, ja tulevaisuuden kasvusuunnitelmat varmistivat järjestelmän pitkän aikavälin merkityksellisyyden. Lisäksi korkean prioriteetin osastoille asennettiin erilliset lähetys-/vastaanottoasemat. Esimerkiksi ensiapupoliklinikka sai aseman triage-osaston viereen välitöntä näytteenlähetystä varten ja laboratorio sai nopean automaattisen tyhjennysyksikön manuaalisen käsittelyn minimoimiseksi. Henkilökunnan koulutus keskittyi todellisiin käyttötapauksiin, kuten sairaanhoitajat oppivat asianmukaisen merkitsemisen ja kiinnittämisen, kun taas laboratorioteknikot harjoittelivat skannausta ja hakua. Koska järjestelmä vastasi päivittäisiä rutiineja ja painepisteitä, käyttöönotto oli nopeaa ja tehtävät, jotka aiemmin kestivät 30–40 minuuttia, suoritettiin nyt alle viidessä minuutissa. Tämä tarjosi paitsi nopeutta myös työnkulun, joka todella sopi sairaalan tarpeisiin.

Jo kolmen kuukauden kuluessa uuden pneumaattisen putkijärjestelmän käyttöönotosta Esseniot Hospital havaitsi selkeitä parannuksia laboratoriotoiminnassaan ja näytteiden läpimenoaika lyheni jopa 40 minuutista keskimäärin 5 minuuttiin jopa ruuhka-aikoina, mikä mahdollisti laboratorioteknikkojen testien nopeamman käsittelyn ja auttoi lääkäreitä tekemään nopeampia päätöksiä. Myös näytteiden hylkäysaste laski noin 6 prosentista alle 3 prosenttiin, mikä vähensi jätettä, kustannuksia ja uudelleentyöstöä. Sekaannusten määrä kuitenkin väheni, koska jokainen näyte oli suljettava ja merkittävä asianmukaisesti. Tämä paransi työnkulkua ja kaiken kaikkiaan järjestelmä ei ainoastaan ​​nopeuttanut kuljetusta, vaan teki laboratoriosta älykkäämmän ja tehokkaamman, mikä vähensi henkilökunnan stressiä ja paransi potilastuloksia.